История Государственного архива Липецкой области начинается с 26 февраля 1919 года, когда коллегия Липецкого уездного отдела по народному образованию предложила доктору курорта «Липецкие минеральные воды», краеведу, основателю Петровского общества по распространению научных и практических знаний, музея и библиотеки в городе Липецке Михаилу Павловичу Трунову должность архивариуса уездного исторического архива, а уже в марте Михаил Павлович приступил к его созданию. «Сознавая свое недостаточное знакомство с техникой архивного дела, – писал он позже, – я, тем не менее, решился взять эти обязанности ради того, чтобы поспешить спасти хоть какие-нибудь архивы старых учреждений от гибели, которая угрожала им вследствие того, что вновь создававшиеся учреждения совершенно не заботились о сохранении документов своих предшественников».

Вопросы архивного строительства на местах находились под пристальным вниманием уездных исполкомов. 20 января 1922 года президиум Липецкого уисполкома, рассмотрев вопрос о принятии мер к охране и использованию документов исторического архива, постановил:

«1. Архивы ликвидированных отделов с документами 1917,1918 и 1919 гг. временно сдавать в Липецкий главный архив, если не будет соответствующего распоряжения из Центров о передаче дел в какие-либо другие архивные места.

2. Содержание исторического архива временно принять на средства уисполкома.

3. Архивное управление сосредоточить при уисполкоме.

4. Вопрос об архивах возбудить на Пленуме губисполкома для разрешения его в общегубернском масштабе».

Для развития архивного дела большое значение имело «Положение» о местных архивных органах, утвержденное ВЦИК 20 ноября 1922 года, по которому при исполкомах создавались архивные бюро или архивные отделения. На них возлагалось заведование уездным архивным фондом, его комплектование, использование архивных документов, а также общее руководство архивами и текущим делопроизводством учреждений города и уезда.

В 1925 году исполком Липецкого уездного Совета выделил уездному архивному отделению помещение площадью 237,4 кв. метра. В архивохранилище насчитывалось 77 фондов. На 1 октября 1927 года в Липецком архивохранилище числилось 114 фондов, включающих 1598 вязок, 755 книг и 3123 кг неразобранного архивного материала. В 1928 году в связи с изменением административно-территориального деления на местах архив стал районным, а в 1936 году – городским. Дальнейшему развитию архивного строительства помешала Великая Отечественная война 1941-1945 гг.

В послевоенный период началась работа по приведению в порядок архивных фондов, размещению документов в хранилищах. С образованием в январе 1954 года Липецкой области 29 апреля был создан Липецкий областной государственный архив. Он осуществлял концентрацию, учет, сохранность, приведение в порядок, научную разработку и использование документов в целях обеспечения социальных интересов граждан. Штатная численность архива на момент создания составляла 8 единиц: начальник архива – старший научный сотрудник, научный сотрудник, старший архивариус, архивариус, уборщица, вахтеры.

Долгие годы Государственный архив Липецкой области не имел собственного архивохранилища и неоднократно переезжал из одного временного помещения в другое. С вводом в 1978 году нового здания областного государственного архива начался интенсивный прием документов, относящиеся к профилю. Сотни архивных фондов (десятки тысяч единиц хранения) поступили в архив из Воронежа, Курска, Тамбова, Орла, Рязани, Москвы. Началось планомерное комплектование архива документами действующих учреждений, организаций и предприятий. В госархиве насчитывалось 24 штатных единиц: директор (должность введена впервые), пять старших научных сотрудников, пять младших научных сотрудников, старший инженер, техник, хранитель фондов, три архивно-технических сотрудника, секретарь-машинистка, зав. хозяйственной частью, электроосветитель, рабочий по обслуживанию и текущему ремонту здания и оборудования, два уборщика служебных помещений, вахтер и хозрасчетная группа госархива в количестве 15 штатных единиц.

В связи с отнесением государственного архива Липецкой области к III группе по оплате и изменением его структуры в 1990 году были утверждены следующие отделы: обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата документов, комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, использования и публикации документов, лаборатория обеспечения сохранности и микрофильмирования документов, комплектования и экспертизы ценности документов государственного архива, содержащегося за счет специальных (внебюджетных) средств). В 1997 году в связи с сокращением штатной численности была упразднена лаборатория обеспечения сохранности микрофильмирования документов.

Важной вехой в истории областного государственного архива было празднование его 80-летия. Были проведены встречи с ветеранами архива, краеведами, а на заключительной торжественной встрече 10 июня 1999 года, на которой присутствовали представители Росархива, архивисты Воронежской и Курской областей, управляющие делами администраций районов (городов), краеведы, ученые, руководители ряда учреждений и организаций, коллективу облгосархива была вручена Почетная грамота Федеральной архивной службы.

В целях приведения учредительных документов государственных архивов Липецкой области в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации постановлением главы администрации Липецкой области от 14 октября 2002 года было создано областное государственное учреждение «Государственный архив Липецкой области» с правом юридического лица и подчинением архивному отделу администрации Липецкой области, которое стало правопреемником государственного архива Липецкой области. Приказом начальника архивного отдела администрации Липецкой области от 27 декабря 2005 г. № 15 утверждено штатное расписание ОГУ «ГАЛО» в количестве 51 штатной единицы.

На современном этапе развития архивного дела большое внимание уделяется развитию информационных технологий. Так, в 2005 году был организован отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий (ИПС и ААТ). В целях создания фонда пользования с применением компьютерных технологий проводится оцифровка дел на бумажном носителе, на сегодня оцифровано 1122 ед. хр. (924-ОЦ), 932 ед. фотодокументов на электронных носителях, 353 описи на 56999 заголовков. Неоценимую помощь в работе оказывают базы данных. В архиве ведутся учетные БД «Архивный фонд», «Стол справок», «Читальный зал», тематические БД «О гражданах Липецкой области, награжденных орденами и медалями СССР и РСФСР», «О репрессированных гражданах Липецкой области», «Земля», «Администрация», «Наследственные дела», «ЗАГС» и другие, внедряются новейшие информационные технологии.

Постановлением главы администрации Липецкой области от 30 ноября 2010 года № 417 создано Областное казенное учреждение «Государственный архив Липецкой области» путем изменения типа Областного государственного учреждения «Государственный архив Липецкой области» и подчинением Управлению ЗАГС и архивов Липецкой области.

Сейчас в структуре организации 7 архивных отделов: учета персонала и делопроизводства, бухгалтерского учета и материально-технического обеспечения, научно-справочного аппарата, обеспечения сохранности и госучета документов, информационно-поисковых систем и автоматизированных технологий, комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, использования и публикации документов.

В 2014 году были проведены торжественные мероприятия в честь празднования 95-летия архива. Директору, Герою Советского Союза Ю.И. Чурилову и многим архивистам были вручены Почетные грамоты областного Совета депутатов и администрации Липецкой области, объявлены благодарности, а ветераны архива были отмечены памятными подарками. Приказом Федерального архивного агентства от 28.03.2014 г. № 6-н коллектив ОКУ «ГАЛО» за успехи в обеспечении сохранности, комплектования и организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации награжден Почетной грамотой.

В соответствии с распоряжением главы администрации Липецкой области от 9 июня 2017 года №219-р Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области приобретено административное здание под архивохранилище ОКУ «ГАЛО».

Документы Государственного архива Липецкой области и ОГУ «ГАЛО» (затем ОКУ «ГАЛО») составляют один (единый) архивный фонд, так как создание Областного государственного учреждения «Государственный архив Липецкой области» не повлекло за собой изменения целей, задач и предмета деятельности госархива. В настоящее время в архиве сосредоточено 2442 архивных фонда (509710 тысяч ед.хр.), в том числе 108-личного происхождения (3996 ед.хр.). Кроме того, в составе фондов 9106 единиц научно-технической документации, 7874 особо ценных дела (из них 6660 ед. хр. на бумажной основе, 1214 фотодокументов), 21064 фотодокументов (негативы, фотопозитивы, диапозитивы, негативы и диапозитивы на стекле), 77 видео, 131 фонодокументов, 32 кинодокумента, 4943 книг и брошюр, 1254 газеты, 1578 журналов.

Самый ранний документ датируется 1649-м годом. Это «Выпись Григория Перцева из отказных книг о поместье Семенова Засосенского стана Елецкого уезда». Большую ценность представляют фонды дореволюционных учреждений. Так, фонд Елецкой мужской гимназии содержит сведения о писателях И. Бунине, М. Пришвине, философах С. Булгакове, В. Розанове. В фондах архива хранятся документы о создании и развитии Липецкого курорта, проведении реформы 1861 года, материалы о революции 1905-1907 годов. Период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. представлен документами об оказании помощи фронту. Большой интерес представляют личные фонды: архитектора и краеведа Л. Е.Рудакова, военного фотокорреспондента И. А. Нарциссова и др.

В 1993 году на хранение в областной государственный архив поступило 19317 архивно-следственных дел из УФСБ по Липецкой области. Среди них дела на писателя Л. Н. Завадовского, военного министра России Д. С. Шуваева, первого директора Новолипецкого металлургического завода Я. А. Берзина, епископов Елецкой и Липецкой епархий П. А. Шмарина (Уара), А. А. Торопова и др.

Ежегодно исполняется свыше 4 тысяч запросов и заявлений различных учреждений, организаций, предприятий и заявлений граждан тематического, генеалогического и социально-правового характера, необходимых для обеспечения прав и законных интересов заявителей. С 2011 года проводится работа по осуществлению обмена информацией (документами) между УПФ РФ и ОКУ «ГАЛО» в электронной форме с использованием программного обеспечения VipNet-клиент с функциями шифрования. Ежегодно с использованием этой программы исполняется более 2 тысяч запросов.

В читальном зале архива ежегодно регистрируется более тысячи посещений. Работает свыше 500 пользователей (преподаватели университетов, колледжей, школ, студенты ВУЗов, краеведы, сотрудники средств массовой информации, представители различных организаций и органов исполнительной власти, лица, интересующиеся генеалогией своего рода). Популяризация архивных документов осуществляется через средства массовой информации. Документы архива используются при подготовке телерадиопередач. Архивисты регулярно публикуются в периодической печати и информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

За последнее время на основе документов архива подготовлены публикации: «Липецкая Магнитка : сборник документов и материалов из истории Новолипецкого металлургического комбината», «Историю делают люди, а хранят архивы : сборник документов из истории государственного архива Липецкой области (1919-2000гг.)», «Хрестоматия по истории Липецкого края : история Липецкого края с древнейших времен до наших дней», «Душа полна воспоминаний : Георгий Валентинович Плеханов и Липецкий край», «Высоты Водопьянова», «Время выбрало нас…» и др. Материалы из фондов архива использовались при подготовке изданий: «Елец древний и молодой», «Сталинградская битва и Липецкий край», «Помнить поименно : Книга памяти жертв политических репрессий Липецкого края с ноября 1917 года. Том 1.», «1812 год и Липецкий край», «Липецкая область: 60 лет по пути успеха (1954-2014)» и др. К 70-летию Великой Победы издан сборник материалов «Курская битва и Липецкий край», а совместно с Липецкой областной медицинской библиотекой подготовлена и опубликована книга «Липецкие медики в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.». В 2013 году вышел в свет Путеводитель по фондам ОКУ «Государственный архив Липецкой области». Ежегодно с областной универсальной научной библиотекой готовится к изданию «Календарь знаменательных и памятных дат».

Проводятся тематические и обзорные экскурсии, уроки истории и лекции, встречи с ветеранами и общественностью. Архив осуществляет научные и творческие связи с научными организациями, образовательными учреждениями,творческими объединениями. Ежегодно демонстрируется свыше 20 документальных выставок к юбилейным и памятным датам истории государства и Липецкого края, в том числе – виртуальные. Среди них: «Липецкой области – 60», «От уездного исторического к областному государственному», «Великой Победе посвящается» и другие.

Активизируется работа по освоению интернет-пространства. С 2005 года на интернет-сайте ОКУ «ГАЛО» (http://galo.admlr.lipetsk.ru) размещается информация о планируемых выставочных и публикационных проектах, мероприятиях, подготовленных архивом, прейскурантах платных работ и услуг и т.д. В 2013-2016 гг. подготовлены и размещены документы к 60-летию образования Липецкой области, 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., 100-летию Первой мировой войны 1914-1918 гг., 110-летию русско-японской войны 1904-1905 гг., 200-летию со дня рождения М. Ю. Лермонтова и др. В целях расширения круга пользователей архивной информации на сайте архива размещаются описи дел фондов метрических книг церквей и географические указатели к ним.

Одним из основных направлений деятельности архива является оцифровка метрических книг – бывших до 1918 года единственными документами, регистрирующими акты гражданского состояния жителей Российской империи.Это бесценный источник данных для исторических и генеалогических исследований За год архив получает около 6000 официальных запросов. Половина из них связана с генеалогическими изысканиями.

Руководителями государственного архива в разное время были: Л. Н. Козлова (июнь-сентябрь 1954), М. Я. Боднек (1954-1955), Л. Н. Тарасова (1955-1960), П. Г. Ким (1960-1962), В. Я. Блынский (1962-1968), В. В. Мароков (1968-1974), Т. М. Носкова (1974-1978), М. А. Плетнева (1978-1984), А. Н. Ситникова (1992-1993), В. Ф. Тимофеев (1993-1997), В. Б. Поляков (1997-2001), Н. В. Самойлова (2001-2005).

С 2005 года в течение 12 лет госархив возглавлял Герой Советского Союза, летчик-испытатель Ю. И. Чурилов, который внес большой вклад в патриотическое и нравственное воспитание подрастающего поколения.

С июня 2017 года на должность директора пришел молодой инициативный руководитель – Е. А. Астафурова, уделяющая большое внимание вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы деятельности архива, улучшению материально-технического оснащения и созданию оптимальных условий для сохранения документального наследия.

Архивисты – это специалисты, которые на высоком профессиональном уровне занимаются вопросами обеспечения сохранности, пополнения и научного использования архивных документов. Их вклад в развитие архивного дела по достоинству оценен правительством России и руководством Липецкой области, отмечен различными ведомственными наградами. Три сотрудника архива стали Почетными архивистами Российской Федерации: В. Б. Поляков, Т. М. Носкова, А. Н. Ситникова. В дни празднования 100-летия государственной архивной службы России (2018) В. Б. Поляков был награжден юбилейной медалью «Во славу Липецкой области».